Kinerja layanan pengaduan program beasiswa “Gratispol” Pemprov Kaltim menuai kritik keras masyarakat. Hal itu karena lambatnya respons admin dalam menanggapi pertanyaan membuat sejumlah mahasiswa meluapkan kekecewaan di jagat maya.
Menanggapi keluhan tersebut, Kepala Biro Kesejahteraan Rakyat (Kesra) Setprov Kaltim, Dasmiah, mengakui adanya ketimpangan besar antara jumlah tenaga admin dengan beban kerja yang ada. Saat ini, seluruh alur komunikasi dan verifikasi hanya ditangani oleh 10 orang personel.
”Memang admin kami terbatas, hanya 10 orang. Dalam sehari, kapasitas maksimal pelayanan kami sekitar 100 orang,” ucapnya.
Kondisi ini dianggap tidak ideal mengingat Program Gratispol menargetkan jangkauan hingga 100 ribu mahasiswa di seluruh Kaltim. Dasmiah menjelaskan, ribuan pesan masuk setiap hari melalui kanal WhatsApp resmi, sehingga penumpukan pesan tidak dapat dihindari.
“Yang menghubungi itu puluhan ribu mahasiswa. Tidak mungkin semuanya terjawab seketika,” bebernya.
Ia menekankan bahwa tugas admin bukan sekadar membalas pesan singkat, melainkan melakukan verifikasi data pendaftar. Proses ini menuntut ketelitian tinggi karena berkaitan langsung dengan hak penerima manfaat.
”Proses verifikasi butuh kehati-hatian agar tidak terjadi kesalahan data. Karena beban kerja ini, seringkali admin baru bisa membalas pesan pada malam hari. Semua pasti dijawab, tapi harus bergiliran,” jelasnya.
Dasmiah juga membeberkan, mulai tahun akademik 2026, pendaftaran Gratispol akan disaring sejak tahap awal melalui sistem digital yang lebih ketat.
Perbaikan dilakukan dengan memperbarui mekanisme pendaftaran daring agar mampu menolak pendaftar yang tidak memenuhi syarat administratif. Sejumlah indikator utama seperti batas usia, domisili kependudukan, hingga status kelas perkuliahan kini terintegrasi dalam sistem seleksi otomatis. Dengan skema ini, mahasiswa yang tidak sesuai ketentuan tidak akan lolos sejak awal proses.
Dasmiah, mengatakan pembenahan sistem merupakan respons atas persoalan yang muncul pada pelaksanaan sebelumnya. Ia menilai sistem lama masih menyisakan celah administratif yang berdampak pada ketidakpastian bagi mahasiswa.
” Sekarang sistem sudah diperbaiki. Pendaftar yang tidak sesuai ketentuan langsung tereliminasi, sehingga tidak ada lagi pembatalan di tahap akhir,” tegasnya.
Seiring perbaikan tersebut, Pemprov Kaltim memastikan proses penerbitan Surat Keputusan (SK) penerima Gratispol bagi mahasiswa baru tahun akademik 2026 telah rampung. SK tersebut telah ditandatangani Gubernur dan akan segera disalurkan ke seluruh perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta.
Selain sistem, Dasmiah menekankan pentingnya peran aktif perguruan tinggi mitra Pemprov Kaltim. Kampus diminta tidak hanya menyosialisasikan program Gratispol, tetapi juga memastikan mahasiswa memahami alur pendaftaran serta kelengkapan administrasi yang dipersyaratkan.
“Peran kampus sangat krusial, terutama dalam memastikan mahasiswa paham mekanisme dan syarat yang berlaku,” katanya.
Sementara itu, penerbitan SK Gratispol untuk mahasiswa lama pada semester genap II, IV, dan VIII masih menunggu proses verifikasi data kependudukan. Pemprov Kaltim saat ini berkoordinasi dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) guna memastikan kesesuaian identitas dan domisili mahasiswa.
“Begitu data dari Dukcapil selesai diverifikasi, SK langsung kami terbitkan,” terangnya.
Ia menegaskan, sistem pendaftaran terbaru dirancang mengikuti ketentuan dalam Peraturan Gubernur tentang Gratispol. Dengan seleksi otomatis, pendaftar yang tidak memenuhi syarat tidak akan melanjutkan ke tahap berikutnya.
Selain itu, Pemprov Kaltim telah melakukan konfirmasi ke seluruh perguruan tinggi terkait potensi persoalan penerima Gratispol tahun ajaran 2025. Hasilnya, seluruh kampus menyatakan tidak terdapat masalah pada mahasiswa penerima bantuan.
Meski demikian, Pemprov tetap membuka ruang pengaduan bagi mahasiswa yang mengalami kendala, termasuk terkait isu kelas eksekutif yang disebut hanya terdapat di dua perguruan tinggi. Dasmiah juga memastikan kewajiban pengembalian Uang Kuliah Tunggal (UKT) bagi mahasiswa penerima Gratispol tahun 2025 telah ditransfer ke seluruh kampus.
“Sekarang tinggal proses pengembalian oleh kampus kepada mahasiswa,” pungkasnya.
